Đăng nhập
Tên đăng nhập
Mật khẩu
Quên mật khẩu?
 Đang thực hiện
Loading...
Tổ chức sự kiện


Tìm kiếm

Tổ chức sự kiện và quy trình chuẩn cho một sự kiện

10:49 | 26/11/2014

Tổ chức sự kiện là một nghề đòi hỏi nhiều yếu tố. Tuy nhiên việc làm thế nào để tổ chức một sự kiện thành công thì đa số chúng cũng đòi hỏi phải tuân thủ những quy tắc nhất định đặc biệt là về quy trình.

Quản lý 1 công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp bao gồm quá trình hoạch định và kiểm soát về chi phí (cost), công việc (content) và rủi ro (risk) đi kèm với những ràng buộc về luật pháp (legal), văn hóa đạo đức (ethical) và những thay đổi không thể lường trước được ở bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp.

Tổ chức sự kiện và quy trình chuẩn cho một sự kiện
 
7 quy trình để tổ chức sự kiệnchuyên nghiệp

Một event luôn phải trải qua những thủ tục cơ bản sau:

Hình thành chủ đề (theme) cho event: chủ đề này sẽ chịu sự ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật (regulation), khu vực tổ chức (site choise), văn hoá riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực (resource); và những vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức (venue), cách thức phục vụ (entertaiment, artist, speaker), cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects).

Viết chương trình (proposal): là cách tạo sản phẩm event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gửi đến khách hàng với bàng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với 1 event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng, 1 ý tưởng hay vẫn chưa bảo đảm cho sự thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.

Hoạch định: đó là quá trình mà người hoạch định sẽ hình thành trước trong đầu các công việc cần thiết cho event. Kết quả của việc hoạch định sẽ là Các công việc cần – Required jobs (ví dụ như: chuẩn bị đặt hàng cho dàn dựng và trang trí, tiến hành dàn dựng và trang trí địa điểm tổ chức sự kiện, tổng đợt chương trình..); Bảng phân công công việc – Checklist (ai sẽ chịu trách nhiệm đặt hàng và hối thúc các nhà cung cấp) và Thời hạn hoàn thành công việc – Timeline.

Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát: lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận.

Dịch vụ tổ chức sự kiện event và theo dõi event: các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại đề cùng giải quyết tại chỗ.

Kết thúc event, chuyển đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sữa lại các vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)…

Họp rút kinh nghiệm: sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.

Nghe tưởng chừng đơn giản là thế, nhưng công việc tổ chức sự kiện event chuyên nghiệp là 1 công việc khó. Nó đòi hỏi các công ty event phải thực sự tâm huyết với công việc mìmh đang làm. Hy vọng, với quy trình cụ thể này sẽ tiếp thêm sức mạnh cho những người làm event ở Việt Nam khi biết rằng mọi người sẽ hiểu và đồng cảm với công việc của mình.

thietke24
Tổ chức sự kiện
Video player
Tiêu điểm
Tặng trọn gói thiết kế kèm trọn bộ nội thất với giá siêu rẻ của Nội thất 24h
Sở hữu căn hộ với trọn bộ nội thất giá siêu rẻ của Nội thất 24h hiện đang rất được quan tâm bởi chính sách ưu đãi cực lớn trong năm 2015.
5 hãng hàng không có dịch vụ Wi-Fi miễn phí trên chuyến bay
Thông thường, để truy cập Internet khi bay, khách hàng sẽ phải trá phí dịch vụ tương đối cao.
Ngày cuối tuần của các thủ lĩnh công nghệ ra sao?
Đi bộ, đọc sách, dành thời gian với các con... là những thú vui rất giản dị của các nhân vật nổi tiếng làng công nghệ mỗi cuối tuần.
Cận cảnh smartphone lạ mắt và khác biệt đến từ Sony
Chiếc smartphone trong bản thiết kế này có tên Sony Talkman và được lấy cảm hứng từ thiết kế của sản phẩm Sony Walkman.
21 câu hỏi phỏng vấn 'không phải dạng vừa đâu' của Yahoo!
Nếu muốn làm việc tại Yahoo!, đây là những câu hỏi bạn cần giải quyết được đầu tiên.
6 điều nên biết về smartphone Android cao cấp, giá mềm sắp ra mắt
Thiết bị kế nhiệm OnePlus One sẽ nhận được những nâng cấp ấn tượng về cấu hình trong khi đó mức giá cũng được dự đoán là dễ chịu so với mặt...
Gỡ Facebook đi, 11 ứng dụng này sẽ làm bạn thông minh hơn
11 ứng dụng này có thể giúp bạn thông minh hơn, cải thiện trí nhớ và thậm chí tăng cường cả trí thông minh về cảm xúc.
COPYRIGHT © 2013 EVENT.NET.VN
Trụ sở : Biệt thự 306 BT-1B, Khu đô thị Mễ Trì Thượng, Từ Liêm, Hà Nội
Điện thoại: 0988.40.40.79
Email: info@event.net.vn
Chuyên vé máy bay nội địa & quốc tế, vé máy bay giá rẻ Vietjetair, Jetstar, Vietnam Airline